ハウス食品グループ本社株式会社様 EMC

グループ戦略立案や事業会社への経営サポートを行う、ハウス食品グループ本社株式会社様。定期の人事異動や組織変更への対応が容易で、データ更新作業も手早く実施できることがBCPの一環である安否確認システムに求められていました。CSR部コンプライアンス・リスク管理課長の増本様と同課の芝原様（当時）にお話を伺いました。

ハウス食品グループ本社株式会社様では、従来より取り組まれていたBCPの一環として、安否確認システムの導入を計画していました。そこで、ハードやソフトのバージョンアップ対応などの管理面、またイニシャルコストの負担なしに月額利用料で運用が開始できるといったコスト面から、外部システムを導入することが決定され、インフォコムを含む5社のシステムが比較検討されました。その結果、コクヨマーケティングとインフォコムが共同提案した「エマージェンシーコール」を導入頂くことになりました。今回はご担当者であるCSR部の増本様と芝原様に導入の決め手となった点について伺いました。

「BCPの初動対応においては、まずは安否確認が重要であり、その際の手段として活用する安否確認システムが確実に機能するためには、いかに弊社の組織体制を、導入するシステム上に構築できるかが重要でした。全国に展開している事業所や工場などで、組織変更や人事異動への対応がデータ更新作業によって手早く実施できる『エマージェンシーコール』であれば、その対応を容易に行えます」とのご評価を頂きました。また、直感的に操作できるユーザーインターフェースも、緊急時の確実な操作・誘導ができる設計となっている点や、メール・固定電話・携帯電話・ファックス・PHSなど、様々な連絡手段が標準で利用できることも導入の決め手となりました。

安否確認システムは、管理側・利用者側の双方にとりバランスのとれた設計になっていることが重要です。そして、そのバランスがなによりも緊急の安否確認の実行を妨げないことが大切。BCPにおける初動対応を、「エマージェンシーコール」で実現できることで、災害時・緊急時の事業継続の基本ベースとなる体制を、社内においていち早く組めるようになります。被害情報の一元管理が、的確な対応策の決定や指示に役立つことになります。こうした「エマージェンシーコール」の導入効果をハウス食品グループ本社株式会社様にはご評価頂きました。

「東日本大震災の発生は、ちょうど『エマージェンシーコール』導入に向けてのテスト期間中のことでした。実際の被害地域であった仙台地区のマネージャーは、震災時において、状況把握のための携帯電話の使用とバッテリー消耗の恐れの間で、連絡を躊躇するという経験をしており、『エマージェンシーコール』導入のテストを通じ、災害時に感じた大きなジレンマから解放されたと言っていました」と増本様。「エマージェンシーコール」導入は、こうして社内の不安の解消にも繋がっていました。

導入後の運用に関しては、震度5強でのエリアの自動発信で、2011年度に6回、2012年度に1回の発信実績で推移しており、システムが安定して稼働していることを確認しました。「当社では、年に３回、手動でのテスト発信を行っています。組織改編や人事異動などで、緊急連絡先の登録情報に更新が出てくる5月、防災の日がある9月、さらには時期をおいて翌年の2月にも、テスト発信を実施しています。その結果から、2・4・12・24時間後の返答率を確認するとともに、緊急連絡先の変更忘れなども洗い出しながら、まずは2時間で80％の返答率を目標に、初動対応として100％の返答率に近づけるための運営努力を続けています」と増本様。水や食料などの社内備蓄、情報機器、通信機器、電源の確保といった課題にも取り組む事で、「エマージェンシーコール」の運用やBCPへの対応をよりスムーズで確実なものとするための、環境づくりへの努力を重ねています。

現状、社内では「エマージェンシーコール」導入が好評であるとお話し頂けましたが、さらに今後に期待したい部分や、導入後に気づかれた点などについても伺ってみました。

「連絡手段として携帯電話やメールを選択する方が多かったのですが、その一方で固定電話を登録される方も、想定以上に多かった」（増本様）ということでした。こうした状況に対しても、多様な連絡手段を利用できる「エマージェンシーコール」を採用したおかげで、柔軟な対応が可能となり、導入から運用までのプロセスがスムーズになり、システムをいち早く社内に定着させることができたそうです。

他にも、「エマージェンシーコール」のシステム上に組織体制を容易に構築できることから、例えば、今後の事業展開で起こりうるM&Aなどの機会に、組織や人事の仕組みをすり合わせる必要が起きたとしても、「エマージェンシーコール」のシステムであれば対応がしやすいというお話も頂きました。このシステムは、緊急の安否確認だけでなく、日常業務にも利用できる柔軟性を備えたものであるからこそ、ハウス食品グループ本社株式会社様には、今後も「エマージェンシーコール」を、様々にご活用頂けることが期待できそうです。