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BCP（事業継続計画）を社内に浸透させるには定期的な訓練が欠かせません。効果的なBCP訓練を実施し、事業継続力を高めていくには、BCP訓練マニュアルの作成が有効です。BCP訓練の内容や実施手順が記載されたマニュアルを用意しておけば、訓練担当者が変わっても質の高い訓練を継続できます。
ここではBCP訓練マニュアルの作り方や必須項目など役立つ情報のほか、シナリオ例や他企業の訓練事例も紹介します。
BCP訓練の種類と内容
BCP訓練は、災害による人的被害や物的被害を防ぐための防災訓練とは違い、緊急時に自社にとって重要な中核事業を継続するための訓練です。具体的にどのような訓練があるか以下で紹介します。
対策本部向け
まずは対策本部向けの訓練を紹介します。対策本部とは被害の抑制や事業継続のための意思決定を行う組織です。一般的には各部署の代表者で構成され、緊急事態発生時に一時的に設置されます。
対策本部向けの訓練は、事前に定めた対策本部へ迅速に集まる参集訓練や対策本部の立ち上げ訓練、意思決定に必要な情報を集める訓練などがあります。
【対策本部向けの訓練例】
- 参集訓練
- 対策本部の立ち上げ訓練
- 情報収集訓練
- 意思決定訓練
特に収集した情報をもとに、対応を判断する意思決定訓練が事業継続において非常に重要です。
全従業員向け
全従業員に向けた訓練は以下の種類があります。
- 初動対応訓練
- 安否確認訓練
- 代替施設への移動訓練
- 復旧手順の確認訓練
- 総合訓練
安否確認は従業員の安否を確認するだけでなく、事業継続活動へ参加できる従業員を迅速に把握するためにも必要です。いざというときに実行力を高めるため、回答率100％を目指し、繰り返し訓練を行いましょう。事業場や設備などが被災した場合に備えて、代替施設への移動手段や復旧手順の確認を行う訓練も重要です。
総合訓練は緊急事態発生から事業復旧までの一連の流れをシミュレーションして行う比較的大規模な訓練です。取引先など関係各所と連携して行う場合もあります。
このようにBCP訓練にはさまざまな訓練があり、すべて一から計画していると時間や手間がかかってしまいます。業務効率を上げ、かつ属人化を防ぐためにもマニュアルの作成が必要です。
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BCP訓練マニュアルの必要項目と作り方（事例付き）
自社でBCP訓練をマニュアル化したい場合は、誰が担当してもわかるように訓練の実施手順を明確にし、それぞれにポイントや事例を盛り込むとよいでしょう。以下のBCP訓練の実施手順に合わせて、盛り込むべき必要項目を解説します。
①訓練計画の作成
訓練計画において必要となる項目は以下の通りです。それぞれ事例を入れているので参考にしてみてください。
| 事例 | |
|---|---|
| 訓練の目的・目標 | 目的：状況変化に応じた初動対応方法の検証 目標：全員が初動対応マニュアルをもとに各自で考えて行動する |
| 訓練日時・場所 | 〇月〇日13:00～・会議室A |
| 対象 | 情報収集班、避難誘導班など各班の代表者 |
| 訓練方法 | 図上訓練 |
| 被災状況 | 震度6強の地震発生 電車が止まるなど交通インフラに影響あり 帰宅困難者への対策も必要 |
訓練計画を作成する際は、目的・目標を明確にしておくことがポイントです。目的・目標にあわせて訓練の対象者やシナリオを決めることで、より実用的な訓練の実施につながります。
また、シナリオを作成する際は、従業員の行動手順をあらかじめ決めておきます。上記の例であれば、情報収集班や安否確認班などが発災後にどのように対応し、対策本部へ報告するかを明確にします。行動手順を明確にしたうえでシナリオを作成することで、よりリアリティのあるシナリオ作りにつながります。
あわせて訓練の必要な資機材の情報もマニュアルに入れておくと、次回以降の訓練準備に役立ちます。
②訓練実施
一般的な訓練は、大まかに「事前説明→訓練スタート→訓練総評」の流れで行われます。たとえば図上訓練であれば以下のような流れが想定されます。
| ① | 事前説明 | 訓練の目的や目標、進行の流れなどを参加者に説明 |
| ② | 訓練スタート | シナリオに沿って訓練を始める |
| ③ | グループ討議・発表 | 与えられた課題に対し、参加者はグループごとに意見をまとめ、発表する |
| ④ | 講評・まとめ | 訓練の進行役が事前に想定していた行動手順をもとに、各グループのよかった点や改善点などをまとめる |
| ⑤ | 訓練総評 | 対策本部の責任者などが訓練全体の総評を行う |
上記の流れをマニュアルとしてまとめたうえで、「事前に作成した進行用のスライドを使って事前説明を進める」など進行時のポイントや注意点を記載しましょう。
③訓練の評価
訓練そのものだけでなく、訓練の評価を行う反省会も非常に重要です。まず、参加者全員の意見をまんべんなく拾うために、訓練実施後にはその場でアンケートをとります。アンケート事例は以下をご参考ください。
参加者からのアンケートで出た意見と、訓練実行側の意見を文書にまとめて、反省会に活かします。回答者数も意見の重要度を判断する要素の一つになるため、まとめ方のポイントなどもマニュアルに記載しておくとよいでしょう。
④改善活動
反省会で出た気づきや改善点などをもとに、BCP文書などに反映していきます。改善点が多い場合は優先順位をつけて対応することが重要です。
訓練の進行に対し、意見などが出た場合は、このBCP訓練マニュアル自体も必ず更新しましょう。このようにPDCAサイクルを回すことで、より実践的な訓練へとアップデートでき、かつ訓練実施のナレッジも溜まっていきます。
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マニュアル作成のポイント・注意点
BCPの訓練マニュアルを作成する際に押さえておきたいポイントや注意点を解説します。
まずは作成してみること
マニュアルは最初から完璧を目指すと、公開するまでに膨大な時間がかかってしまう可能性があるため、“使いながら改善していく”という気持ちで取り掛かるのがポイントです。まずはBCP訓練の実施手順でマニュアルを作り、そのあとは定期的に見直しを行ったり、関係者からフィードバックをもらったりしながら、内容を改善していきましょう。
わかりやすさを意識すること
マニュアルを社内で有効活用していくには、誰が読んでもわかりやすく、読みやすい内容に仕上げることが重要です。シナリオの事例を入れたり、訓練の成功例や失敗例を盛り込んだりなどすると、読み手も理解しやすくなります。箇条書きや太字にする、表にするなど視覚的なわかりやすさも必要です。
BCP訓練のシナリオ例
次に初級向けのBCP訓練のシナリオ事例を紹介します。
一般企業向け
| 訓練の目的・目標 | 目的：地震発生時の初動対応方法の検証 目標：状況に応じて各班で対応を判断し、行動手順で不足している点や課題を抽出する |
|---|---|
| 訓練日時・場所 | 3月25日14:00～・会議室A |
| 対象 | 各班の代表者 |
| 訓練方法 | 図上訓練（ワークショップ形式） |
| 被災状況 | ①震度6強の地震が発生し、大津波警報が発表される ②地震により通信障害が起き、メールや電話、インターネットが使えない ③事業場や工場、サプライチェーンに被害あり |
| 課題 |
|
介護事業者向け
| 訓練の目的・目標 | 目的：感染症発生時の初動対応の習得 目標：全従業員が体調不良者のチェックと報告が実践できるようになる、かつ報告に応じて対策本部が次の対応を指示する |
|---|---|
| 訓練日時・場所 | 5月14日10:00～・会議室B |
| 対象 | 全職員 |
| 訓練方法 | 図上訓練（ワークショップ形式） |
| 被害状況 | ①5月13日15:00に微熱の利用者を発見 ②5月14日11:00に利用者と職員の計3名に発熱症状あり |
| 課題 |
|
さらにシナリオ事例を知りたい方は、以下も参考にしてください。
記事リンク：BCP訓練の事例、実施のポイントとシナリオ例
他企業のBCP訓練事例
最後に他企業のBCP訓練事例を紹介します。
非常用電源設備の稼働訓練
愛知県に拠点を置く建設会社は、南海トラフ地震を想定した図上訓練や実動訓練を毎年2回実施しています。
なかでも実動訓練では、地震で社屋が被害を受けた場合を想定した非常用電源設備の稼働訓練を行っており、誰もが設備を起動できるような状態を目指しています。バッテリーや機器に異常がないかをチェックする意味でも、実際に設備を稼働させる方法は有効です。
自治体や他施設と連携した共同訓練
東京都のとある介護老人保健施設では、地域自治体と災害協定を締結したことをきっかけに、社会福祉協議会や他施設なども含めて、共同の図上訓練を行っています。その後も地域の消防機関や地域住民など、関係者を増やしながら訓練を実施し、BCPの更新・改善に取り組んでいます。
BCP訓練の効果を高めるには訓練マニュアルが重要
BCPの訓練を継続して、効果的に実践していくためには、その実施手順や訓練実施で培ってきたナレッジをまとめた訓練マニュアルが重要です。訓練マニュアルの作成により訓練計画の属人化も防ぐことができます。まずは訓練マニュアルを作成し、見直し・改善を図りながら、品質を高めていきましょう。
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