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BCPを策定する際の手順とは?策定時や策定後のポイントも解説

BCPを策定する際の手順とは?策定時や策定後のポイントも解説

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日本では、自然災害が毎年のように発生しています。自然災害が発生した場合、企業に大きな影響を与えるケースも想定できるでしょう。そのため、BCPの策定がより大切になります。

もちろん、BCPは自然災害の為だけに作る訳ではありませんが、何が起こっても対応できる「マルチハザード」対応のBCPを考えてみましょう。

しかし、策定時の手順がわからないというケースも少なくありません。そこで、今回はBCPの策定手順、策定時や策定後のポイントなどを解説していきます。災害時の被害を抑えるためにも、この記事を参考にBCPの策定を行いましょう。

BCP(事業継続計画)とは

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BCPの目的や注目されている理由などをみていきましょう。

BCPの目的

BCPを策定する目的は、災害などが発生した際に素早く的確な行動を取り、少なくとも重要な事業を継続させることです。仮に、策定していない場合、実際に災害が発生した時の対応が遅くなってしまうため、事業全体の縮小や業績の悪化につながります。

事前に策定しておくことで、企業として被る損害を抑えることが可能です。とくに重視されるのは発生前の対応であるため、事前準備を行い、重要事業をどのように継続させるかを検討する必要があります。我々が対応しなければならない災害とは、例えば首都直下地震であったり、南海トラフ地震であったり、という未曾有の災害です。過去に何とかなったレベルではなく、事前準備をしておかなければ、会社自体の存続に関わるような内容なのです。

BCP策定は義務ではない

法律や条例などでは、企業に対してBCPの策定は義務付けられていません。しかし、災害などの危機的な状況に対して備えておらず、従業員が安全・健康に働けるような配慮がされていないと判断されれば、安全配慮義務違反で訴訟が起きるリスクもあります。

また、取引先との契約を達成できない場合、違約金の発生や契約打ち切りといった事態に発展する可能性もあります。他にも、予期しないタイミングで災害が発生し、インフラの停止や取引先の被災によって、事業の継続が困難になる可能性がある点も検討しておきましょう。

BCP対策が注目されている理由

BCPが誕生したのは1970年代です。当時は緊急時に事業を継続させるための手法としてアメリカやイギリスで注目されていました。全世界の企業がBCPの重要性を考慮しはじめたのは、2001年の世界同時多発テロが発生したタイミングです。

海外ではいち早く浸透したBCPは、日本では2011年に発生した東日本大震災以降に本格的に周知・浸透しはじめました。将来的な南海トラフ地震などへの備えとして、BCP策定を行う国内企業の増加が見込まれています。

BCPを策定する際の手順

BCP策定

BCPは事業継続に役立つものです。そのうえで、十分な効果を発揮するためには正しい手順を把握することが大切だといえます。ここでは、BCP策定時の手順をみていきましょう。

BCP策定の目的を設定

BCPを策定する場合、経営方針や経営理念に合わせて設定しましょう。例えば、「従業員の人命を守る」「取引先からの信用を守る」といった基本方針を確認しつつ策定することで、従業員にも周知しやすくなります。しかし、この内容はBCPを発動しなくても最低限必ずやらなければならない、緊急時の行動となります。それ以外の真っ先にやらなければならない、重要事業に対する対応も検討しておきましょう。

重要業務の洗い出し

事業を継続する場合に、無くてはならない重要な業務が中核事業です。中核事業は、「売り上げが最も高い事業」「納期などの遅延が発生すると損害が大きい事業」「社会的になくてはならない事業」などが挙げられます。

そのため、自社の根幹である事業の成り立ちを把握しておく必要があります。

リスクの洗い出しと優先順位の決定

企業にとってのリスクの内容が明確ではなくても、自社で一番先に再開しなければならない事業を決めることは出来ます。想定されるリスクは自然災害や感染症、設備トラブルなど多様ですが、これを原因事象と呼びます。BCPはその結果、自社に起こる「結果の状況」により、重要業務の継続が難しくなる事を防ぐ為の戦略です。

ただし、初動の対応については、自社で起こりうるリスクを1つずつ検討する必要があります。こちらは、BCPではなく、緊急時行動手順書のようなマニュアルで対応をします。

しかし、すべての事業を継続することは困難です。そのため、企業にとって危機的な状況が発生した際に、限られた人的・物的資源などを効果的に重要事業へ投入するルールを決める必要があります。

重要事業や重要業務に優先順位をつける際には、その事態が起きた時の影響や被害状況を想定するなど総合的な判断が重要です。優先順位を決定後、事業ごとの業務の洗い出しを行い、その業務を継続するために必要な重要リソースを洗い出します。

優先的に復旧させたい重要リソースを目標復旧時間内に復旧するための、戦略を考えておく必要があります。

災害が起こってから準備する時間と起こった事を想定して準備する時間とを比べると、後者の方がたっぷりと時間が使えます。事前の準備がBCPの肝であるともいえます。

発動基準や体制を整備する必要がある

BCPの発動は、基準や体制の整備も必要ですが、「見逃し三振より、空振り三振」と言われるように、発動するかどうか迷ったら、まず、ERT(エマージェンシー・レスポンス・チーム)を参集し、そこでBCPを発動するように、初動を早くするための工夫が必要です。緊急時はトップが居なくても適切に動けるように体制を整えましょう。実際にどのような行動を取るのかは、緊急時行動手順書で時系列に決めると混乱を予防できます。

BCP策定時のポイント

防災に備える(防災グッズ)

ここからは、BCPを策定する際のポイントをみていきましょう。企業にとって緊急時に備えるための有効な手段だといえるため、内容はよく検討する必要があります。

BCPの策定範囲を中核事業に絞る

BCPの策定範囲を中核事業に絞ることで、収益面の安定性・復旧の効率性の向上につながります。事業規模の大きい企業であるほど策定範囲の見極めが重要です。大企業になると、複数の事業を持っている場合が多くあります。そのために、重要業務の前に重要事業を絞り込む必要があります。重要事業を絞り込んだら次に、その事業の中の業務プロセスを調べ、そのプロセスを行う為の重要なリソースは何かを洗い出しておきます。

BCPの内容を具体的にする

BCPを策定する際は、時系列で予測される局面別での動き方を具体的に明示する必要があります。また、内容を従業員が理解できるように事前に訓練をしておくことが重要です。

また、緊急事態の発生時における現場の混乱を防ぐためには、何をやらなければならないかを明確にしておくことも有効です。平常時は、人に役割を与えていますが、緊急時は何をしなければならないかが決まっていて、そこにいる人を当てはめていくという考え方が必要です。

自社に合った計画にする

自社に合った計画を策定しなければ、緊急事態が発生した時に運用できない可能性があります。そのため、実現できるBCPを策定することが必要です。

また、自社に合わない計画の策定は社員のモチベーションを下げ、トラブルにつながる可能性があります。確実に行うためには、何度も練習をして実際に訓練で計画をみなおしましょう。国や自治体が出している、「事業継続ガイドライン」などの参考資料をそのまま利用しても、自分の会社で使えるようになっていなければ、全く役に立たないと理解しましょう。

BCP策定後に意識すべきこと

BCP策定後の訓練

BCP策定後に意識すべきことをみていきましょう。

社員にBCPの教育・訓練を実施する

BCPを策定したとしても、従業員が把握していなければ緊急時に有効に活用できません。そのため、策定後は内容や重要性を周知するためにも、必要な教育・訓練を実施しましょう。

例えば、勉強会や防災セミナーの実施で、BCPの知識を定着させることも効果的です。また、災害を想定した訓練を実施すれば、従業員が緊急時に慌てずに冷静に対処できるでしょう。

BCPは国で言うところの「憲法」、実際の運用は、「緊急時行動手順書」は「法律」と文章体系をはっきりと分けておくことが重要です。社員に周知させたい場合には、文書体系を見なおし、「緊急時行動手順書」に対して、誰でもアクセスできる状態にすることが大切です。

定期的に見直す

事業の状況や社会の状況は変化し続けています。そのため、BCPを一度策定した後でも、定期的に情報のアップデートや見直しによるブラッシュアップが必要です。備品などをBCPに入れてしまうと、時間が経つと劣化していくため、何度も見直しが必要となってしまいます。そのため、BCPと緊急時行動手順書を分けて、備品等はBCPではなく、緊急時行動手順書に記載する事が重要です。BCPの形骸化を防ぎつつ、実効性の高い内容に保ちましょう。

まとめ

企業がBCPを策定する目的は、災害などが発生した際に最低限、重要な事業を継続させるためです。仮に策定をしていない場合は、全部の事業を継続しようとするがあまり、逆に緊急時の対応が遅くなるため、全部の事業が縮小してしまい、最悪は倒産などの悪影響を企業に与える可能性が高まります。

法律や条例などでは、BCPの策定は義務付けられていません。しかし、事前に策定することで、企業として被る損害を抑えることが可能です。そのため、策定のポイントを把握したうえで、BCPの内容を精査していきましょう。

阪神淡路大震災をきっかけに開発した緊急連絡/安否確認システム「エマージェンシーコール」の販売を通じ、お客様の危機管理に関する様々な課題をヒアリング。その豊富な知識とノウハウをコンサルティングやコラムに展開。

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