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企業における防災マニュアルとは?作成方法や災害対策なども解説

資料がたくさん置いてあるデスク

災害に対して何の対策も行っていない場合、被害が拡大する、事業復旧の遅れを招く可能性が高まります。そのため、有効な災害対策の一つとして、防災マニュアルの作成を行う企業も増加傾向にあるといえます。

しかし、仮にマニュアルを作成しようとしても、具体的な内容を決められないというケースもあるでしょう。今回は、企業における防災マニュアルと作成方法、必要な災害対策などについて見ていきます。

企業における防災マニュアルとは

スーツを着た男性

ここでは防災マニュアルの必要性や役割について見ていきましょう。実際に規定する内容は、災害の被害にあった場合に活用できるものでなければなりません。

必要性

災害の発生時には、従業員の命と事業における財産を守るため、対応を示した防災マニュアルの作成が重要です。

災害は企業にとって予想もしないトラブルを引き起こす可能性があります。冷静な判断ができず、素早い避難や適切な対応を行うことができなくなるでしょう。そのため、二次災害が起きることも少なくありません。

しかし、防災マニュアルによって災害におけるリスクを軽減できます。

役割

防災マニュアルの役割は、災害が発生した場合に、パニックにならず冷静に適切な対処を素早く実行できるようにするものです。

加えて、いつ発生するか分からない災害に備えるため、災害発生時における各人員の行動や役割を明確にすることもできます。

しかし、マニュアルを適切に運用するためには、常日頃から内容を各人員が把握する、災害時に自分がどの役割を担うのか覚えておくといった事前準備も大切です。

防災マニュアルの作成方法

打ち合わせの風景

ここでは、防災マニュアルの作成方法を見ていきましょう。自社に適した防災マニュアルを作成する際は、順番や役割などを明確にすることが大切です。

役割の明確化

災害の発生時には、素早い対応が求められます。そのため、対応が遅れないように、社内でメンバーを選定して防犯対策本部を設立し、人員体制や各人員の役割などを決める必要があります。

体制を構築する場合は、次のような人員を想定したうえで、役割を分担しましょう。

・総括責任者:現場指揮担当
・総務担当:対策本部の設立や運営、各部の支援
・情報連絡班:災害関連情報を収集し、連絡を行う
・救護班:負傷者の救護を行う
・消火班:初期消火や防災設備の稼働などを行う
・避難誘導班:避難経路や建物の安全確認などを行う
・社員ケア担当:社員の安否確認や物資配給、社員への支援を行う

上記はあくまでも一例ではあるものの、災害発生時は想定外のトラブルが起こる場合があります。そのため、総括責任者などはあらかじめ代行者を複数決めておきましょう。

災害後の情報収集の内容や手段

災害発生後に、どのように社内外の情報を収集するか、情報を活用する判断基準や方法を定めるなど、誰が確認しても理解できるように記載しましょう。

情報収集手段としては、テレビやラジオ・電話・インターネットと合わせて、災害発生後は防災行政無線や災害用伝言サービスなども活用できます。また、緊急連絡/安否確認システムからの情報や、社内の情報ポータル のような、災害時に活用できる連絡網を独自に作成しておくと、より効果的です。

災害は夜間や勤務時間外に発生する可能性もあるため、どのような時間帯でも的確に情報を収集・伝達できる体制を整えておくことが重要です。公共のものは無料で使えますが、いざとなった時に、官公庁を優先とし、民間企業は使えない場合もありますので、要注意です。

緊急連絡網の作成

勤務時間外に災害が起きた場合は、防犯対策本部に従業員の安否情報を届け、本部からの指示を伝達する必要があるため、事前に緊急連絡網を作成しておきましょう。ただし、情報が古くなっていると、連絡が取れないこともあります。そういった事態を回避するためにも、登録する情報は常に最新のものにすることを心掛け、定期的に連絡網を使った訓練を行うことが大切です。そのためにも、緊急連絡/安否確認システムを平常時から利用し、最新の情報を入れておくことが重要です。

避難体制の決定と防災マニュアルの改善

災害発生後に優先的に取るべき行動は、従業員の安全な避難です。安全に避難するためには、全従業員が取るべき行動やどのような場所へ避難するか知っている必要があります。

そのため、避難場所や災害を想定した対応など誰が見ても分かるように記載する・防災設備が機能する状態を保てるように、定期的に確認しておくといった日ごろの管理も大切になります。

防災マニュアル完成後は、全従業員に周知し、訓練や教育を行い浸透させる必要があります。しかし、一度作成したとしても担当者が自社の状況を把握しつつ、定期的に更新することが大切です。

作成した防災マニュアルに基づいて、災害が起こっていない時も定期的に訓練や教育を実施し、修正事項などがあれば、マニュアルの改善を行いましょう。

企業に必要な災害対策

ヘルメットを抱える人物

ここからは、企業に必要な災害対策をみていきます。うまく活用できれば、二次被害の防止や事業復旧を素早く行うことが可能です。

備蓄品の確保

災害時には、水道・ガス・電気といったライフラインが断絶する可能性があるため、備蓄品の確保が重要になります。

東京都では、一斉に帰宅されると、道路が使えなくなり、緊急車両が通れなくなるので、一斉帰宅を抑止するために、3日以上の備蓄品を用意する事を推奨しています。

災害時に備蓄は重要な役割を果たすため、数量や保存食の消費期限が過ぎていないかなど定期的に確認することが重要です。

備蓄用として長期保存ができる食料品は多いものの、普段は使用しないものであるため管理がおろそかになりやすい点に注意が必要です。あらかじめ、消費期限をチェックする時期を決めて確認を行いましょう。

データなどのバックアップ

災害の発生後に、事業継続や早期復旧のために重要になるのは、データやシステムのバックアップです。そのため、被害を受けたシステムやデータの復旧を図る仕組みや体制を導入しておきましょう。

オフィスの安全対策

災害の直接的な被害がなくても、二次被害が起きる場合があります。そのため、オフィス内での安全対策を行っておきましょう。

パソコンやコピー機など、地震で落下する危険があるものにはバンドなどを使用し固定する、窓ガラスなどはガラス片が飛び散るリスクがあるため、飛散防止シートを貼るといった対策が可能です。

火災対策としては、コンセントのトラッキング現象(コンセントとプラグの間にホコリが溜まって湿気を吸収して漏電し発火する現象)を防ぐために、使わないコンセントはキャップで防ぐなどの対策を行うことも大切です。

また、消防設備や防火設備が機能しないと被害が拡大し、従業員が命を落とすリスクがあるため、怠らずに点検を行いましょう。

防災マニュアルだけでなくBCPの策定も進める

BUSINESS CONTINUITY PLAN

事業を守るためには、防災マニュアルとともにBCPも導入しましょう。BCPは、災害やトラブルなどの緊急事態が発生した場合に、重要事業を継続、速やかに復旧する計画・対策を意味します。いざ、災害が起こってから考える時間と、こんな災害が起こったらどのように対処するのかを事前に考えておく時間は、どちらが長く考えられるでしょうか?事前なら少し考えておくだけで、あわてず正確な判断が下せます。

防災マニュアルとともに策定を進めることで、災害だけでなくさまざまなトラブルが発生しても事業の復旧を混乱せずに行うことが可能です。

防災マニュアルは現場の仕組み、BCPは経営層の事前対策と位置づけて、作成をしておくことが大事です。

まとめ

災害時には、事前の準備ができていなければ、冷静な行動や対処ができなくなる可能性があります。災害発生時に素早く適切な行動をするためにも、防災マニュアルの作成が大切です。緊急時行動手順書といった形で、時系列に役割の明確化、緊急連絡網の作成など大切なポイントを網羅しておきましょう。

また、二次被害の防止や事業復旧のためにも、備蓄品の確保やオフィスの安全対策なども重要です。災害対策としてBCPの策定も進め、万が一の事態に備えられる企業体制を整えましょう。

阪神淡路大震災をきっかけに開発した緊急連絡/安否確認システム「エマージェンシーコール」の販売を通じ、お客様の危機管理に関する様々な課題をヒアリング。その豊富な知識とノウハウをコンサルティングやコラムに展開。

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