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災害時の連絡手段を決める場合、連絡手段ごとの特徴を把握していないと、自社に適した方法を選択できません。その場合、連絡が遅くなる、連絡が繋がらないといった事態が発生してしまいます。
しかし、実際どの連絡手段を用いればよいのかわからないというケースもあるでしょう。今回は、災害時の連絡手段ごとのメリット・デメリット、連絡手段を選ぶ際のポイント・緊急連絡体制の活用についてみていきます。
災害時の安否確認では連絡手段を定める必要がある
従業員の安否確認に関して法的義務はありません。しかし、企業の社会的責務として社員の安全を守るためには、確認方法は厳密に定めておく必要があります。
企業の従業員は日常的な業務を行う際に、複数の連絡手段を使用しています。そのため、災害などの緊急事態が発生した際に、混乱を避けるためにもどの連絡手段を用いるかあらかじめ決めておくことが大切です。
災害時の連絡手段ごとのメリット・デメリット
災害時の連絡手段ごとのメリット・デメリットをみていきましょう。連絡手段ごとに異なる特徴があるため、日ごろからルールを周知しておくことが大切です。
電話
携帯電話や固定電話のメリットは、連絡をした際に気づいてもらいやすく、相手からの返答をそのまま受け取れるなど安否確認をしやすい点です。また、日常的に誰でも使い慣れているツールであるため、操作方法の説明は不要である点も魅力の1つだといえるでしょう。
しかし、災害時は回線の混雑などが原因で、繋がりにくくなるのがデメリットです。実際に過去の大規模な災害時には、繋がりにくくなった事例もあります。しかし、昨今では電話回線は余裕が出来ているのと、技術が進歩しているので、昔ほど輻輳はしなくなっています。また、輻輳していない拠点から発信を出来るようにするといった対応をする事により、上手く活用する事ができます。
メール
メールは複数人へ一斉配信が可能で、一度の送信で従業員全員に連絡できるなど素早く情報を伝えられる点がメリットと言われています。しかし、実際は一斉ではなく、キャリアのサーバーから順番に配信されています。送る側は安否確認の他にも確認事項があれば、1通で簡単に済ますことができますが、同時に到着するわけではありません。社員が多い場合は、対策本部要員など先に発信するなどの工夫が必要です。
デメリットは、メールアドレスを収集してリスト化しなければならない点です。また、従業員が利用しているサービスによっては、迷惑メールフォルダに自動で振り分けされる場合があるため、そもそもメールが届かないといったトラブルが発生することもあります。
SNS
Twitter、FacebookなどのSNSを活用する企業も増加しています。SNSの場合、気軽に情報のやり取りが可能です。また、グループ内で一斉に安否確認ができるといったメリットがあります。
しかし、SNSでの緊急連絡には情報漏洩のリスクがあるため、ビジネスに特化したSNSを使用するといった対応が必要です。
安否確認システム
安否確認システムを用いることで、一斉に自動配信が可能です。災害時でも素早く連絡を取れるため、連絡メールが開封されたかどうか把握できる機能がついている場合は同時に安否確認もできます。
デメリットは、システムの導入にコストがかかる点です。また、システム会社の管理体制によっては、サーバーがダウンして利用できない可能性もある点は把握しておきましょう。インフォコムの場合は、サーバーも2拠点同時稼働をしているので安心です。
このように、バックアップとして、災害時の情報共有に適したシステムを選定しておくのが望ましいといえます。
災害時の連絡手段を選ぶ際のポイント
ここからは、災害時の連絡手段を選ぶ際のポイントをみていきます。
複数の通信方法を利用できるようにしておく
災害時の連絡手段として、電話やメール・SNS・安否確認システムを活用できるものの、それぞれにメリット・デメリットがあります。そのため、どれか1つの連絡手段に絞るのではなく、電話とメール、SNSと電話などのように複数の連絡手段を用いるようにしましょう。
従業員数が50人を超えるような企業になると、メールでの一斉送信などで連絡をしようとしても、やり取りの量が増大するため、集計・確認する方の負担が増加します。こういった場合は、大人数でもスムーズに連絡が取れる点や情報の集計が容易である点から、安否確認システムを活用しましょう。
遠方や地下でも繋がるような通信手段を確保する
災害時に社員が出張などで遠方にいるケースが想定できるため、そのような場所でも通信できる手段を確保する必要があります。この場合は、電話や安否確認システムなど、実際に使用しやすいシステムを採用することが大切です。
災害時連絡には緊急連絡体制を準備
ここでは、災害時連絡で活用できる緊急連絡体制についてみていきましょう。
緊急連絡体制の重要性
緊急連絡体制は、自然災害などが発生した場合に、どのような順番で連絡するのか事前に定めたものです。災害に備えなければならない企業にとっては、運営の面からみても必要なものといえるでしょう。企業によってはその体制を災害対策本部と呼びます。
災害対策本部は、災害などの発生時または発生が危惧される際に、意思決定を行うために設立される組織です。災害対策本部を設立できていない場合、災害発生後の企業の意思決定や初動対応が遅れるため、被害が拡大する可能性があります。
作成する際の手順
緊急連絡体制は次のような手順で作成していきます。
1.連絡先リストの作成
情報を素早く伝達するために、部署や事業所などグループに分けてリスト化しましょう。連絡先として、従業員の携帯電話やメールアドレスなどの情報の収集が必要です。
また、災害対策本部の場所をどこにするか検討する必要があります。指定した場所が被災する可能性を考慮し、設置場所については複数選ぶようにしましょう。本部に必要な設備や物資を検討することも大切です。最近ではインターネットを利用した、リモート対策本部も検討される事が多くなりました。被災地に無理して集まるより、インフラが確保された場所からリモートで指示を出すといった方がより現実的という事が出来ます。
2.運用責任者の選定
緊急連絡体制の運用責任者に社長を選んでいる会社が多くあります。しかし、緊急時には不在であることも想定されますし、あらかじめBCPなどを策定しておれば、代行者で対応する事が出来るはずです。そもそも、社長でなければ決定できない内容は少ないと言えます。また、社長は本来やらなければならない対応があるはずですので、あらかじめ権限移譲を考えておきましょう。
また、大規模な自然災害が発生した場合、複数の社員が被災する可能性があります。支社が複数ある企業の場合は、別々の地域に住んでいる社員を代行者として、複数人選んでおくようにしましょう。
3.フローの決定
緊急時に連絡を行う順番や対応を決定しましょう。あらかじめフローを決定しておくことで、緊急時に素早い対応が可能です。
災害時には安否状況などの情報を集計・確認するグループ、建物からの避難誘導や避難場所への誘導を行うグループなど、役割の異なる複数のグループを決めておくと対応がスムーズになります。フローを事前に決め、周知しておくことが大切です。
4.緊急連絡体制の運用について周知させる
緊急連絡体制を作成したら、従業員に運用方法や設置基準を周知する必要があります。設置基準があいまいな場合、災害対策本部の設置が遅れて被害が拡大するリスクがあります。
災害時に従業員の混乱を防ぐためにも、「震度6以上の地震の発生時」など明確に設置する基準を示しつつ、臨機応変な対応を心掛けましょう
また、実際に災害が発生した場合、意思決定に基づいた対応を行える状態にするには、定期的な防災訓練などが必要です。訓練を通して、班ごとの役割や対応、災害対策本部で必要な対応を学ばせていきましょう。
まとめ
災害が発生した場合、企業は従業員に対して安否確認を行う必要があります。そのため、緊急事態が発生した際に、どの連絡手段を用いるかあらかじめ決めておくことが大切です。
どの連絡手段を用いるか検討する際は、メリット・デメリットを把握したうえで、自社に適した手段を選択しなければなりません。また、緊急連絡体制も活用できるため、作成する際の手順やポイントを踏まえたうえで、災害に備えましょう。
